Organizando tareas de grupo con Google Keep

De repente me encuentro con tener que gestionar a un grupo de desarrolladores, y por razones en las que mejor no entro me doy con que me han inutilizado el JIRA, así necesito urgentemente tener una alternativa de emergencia por unos días que me permita controlar las prioridades de tareas de varias personas. Y tengamos en cuenta que es una medida temporal, así que nada de Kanban de Trello para grupos pequeños o Remember the Milk, no olvidemos la reticencia de adopción de una nueva aplicación.

No soy especialmente fan de Google Keep al ser muy simplón, pero sinceramente es gratis y prácticamente todo el mundo lo tiene,  así que la barrera de adopción está por los suelos. Nadie me va a morder por esa propuesta.

Organizando tareas de grupo con Google Keep

¿Mi intención? Modelar con esto el sistema hoy en día arcaico que teníamos en uno de los primeros lugares de trabajo: la enorme puerta corredera de un armario llena de post-its  de colores para saber qué tenía pendiente de hacer cada uno. Cuando alguien llegaba nuevo a la oficina se le asignaba un colory sus tareas iban a ir escritas en dichos papelitos. De esa manera sabíamos en qué estaba cada uno en el momento de un vistazo. Además el hecho de usar un trozo de papel pequeño hacía que los mensajes fuesen cortos y concisos.

Keep tiene una serie de funcionalidades que no suelen usarse, como el compartir notas. Por supuesto es tan primaria que hay que ir de una en una, pero total, esto es solo para unos días y podré vivir. La otra que es una gran desconocida es la capacidad de uso de etiquetas o hashtags. Así, si comparto con un compañero una nota “#proyecto #GUI Añadir un nuevo botón de acción”, Keep nos generará a ambos dos nuevos filtros por dichas etiquetas en nuestros respectivos paneles, de manera que podamos acceder con facilidad. El hecho de usar la versión lista de las notas nos permite ordenar prioridades si hay mas de una tarea, o marcar cuando una está hecha.

¿Es una solución óptima? Pues para un proyecto largo y en condiciones no, hay opciones muchísimo mas profesionales, pero para unos pocos días de caos, desde luego que salva los trastos.

BusyFlow: colmenas y abejitas obreras

BusyFlow es un servicio web que ofrece algo simple pero extremadamente útil: nos permite agrupar los feeds (enormes lista de información) de actualizaciones de diferentes servicios en un único lugar, de forma que tengamos todas las actualizaciones centralizadas en un única aplicación. Y por supuesto cuenta con aplicaciones para dispositivos móviles.
El banner de BusyFlow
El banner de BusyFlow
De esta forma podemos tener un proyecto representado como una colmena (hive), en la que los usuarios, representados como abejas (bees) van dejando el fruto de su trabajo. Actualmente la beta (versión en desarrollo) cuenta con integración de Basecamp, Dropbox, Google Calendar, Google Drive, Google Tasks, Pivotal tracker, GitHub y Trello. Personalmente aún no me es muy útil, ya que soy usuaria de BitBucket en vez de GitHub, pero si lo integran será definitivamente una fuerza a tener en cuenta a la hora de coordinar proyectos.
*Actualización: este servicio ha sido descontinuado. Una lástima, porque prometía mucho.

Kanban digital: gestionando trabajo en equipo

La metodología “Kanban” consiste en el uso de un tablero con tarjetas para gestionar la planificación del trabajo. En su forma mas tradicional, se utiliza una gran tabla, donde cada columna representa un estado. Las tarjetas representan los elementos, y se van desplazando por las diversas columnas hasta finalizar su ciclo.

Un tablero kanban
Un tablero kanban

Existen múltiples alternativas en cuanto a software que implementa esta metodología, pero me voy a centrar en las 2 que me han resultado mas útiles.

Teambox:

  • Sencilla, elegante y personalizable.
  • Está disponible en castellano.
  • Gratuita hasta 5 proyectos, 5 colaboradores, 1 organización.
  • Sólo se puede asignar una persona a una tarea (representa al responsable).
  • Sistema de hashtags (las que queramos).
  • Almacena ficheros de hasta 150 MB.
  • Integración con  aplicaciones de Google como Drive, Calendar, Gmail, Chrome, Box (la integración con Dropbox es de pago) y GitHub.
  • Dispone de calendarios de eventos, un diagrama de los tiempos empleados y diagrama de Gantt.
  • Chat y sistema de videoconferencia integrados.
  • Notificaciones y log.
  • App para iOS y Android. La de Android deja que desear a la hora de editar tareas.
  • La versión 4 es de código cerrado, lo que previene su integración mas allá de las aplicaciones oficiales.
  • Cosas molestas: la versión gratuita falla bastante por saturación del servicio desde que han añadido la videoconferencia.

Trello:

  • Sencilla, con estilo fijo. Está gamificada, lo que siempre motiva.
  • Solo disponible en inglés.
  • Gratuita con número de proyectos colaboradores, organizaciones ilimitados.
  • Asignación del número de personas que queramos a una tareas (representa al equipo)
  • Permite instalar “listas de tareas” dentro de un elemento “tarea”, mostrando cuantos de los objetivos se han completado.
  • Sistema de etiquetas por colores (limitadas a 6).
  • Almacena ficheros de hasta 10 MB.
  • Integración  con Dropbox y Drive.
  • Permite embeber vídeo.
  • Se ajusta a cualquier tamaño de pantalla.
  • Búsqueda rápida.
  • Notificaciones y log.
  • App para iOS y Android muy rápidas y completas.
  • Posee una API de desarrollador, lo que permite tener muchas extensiones y aplicaciones. Por ejemplo esta genera feeds para integrar calendarios con iCal y Google Calendar.
  • Cosas molestas: no permite borrar listas, solo archivarlas.

En los últimos tiempos, dada la cantidad de fallos ingente de Teambox, le estado dando una oportunidad a Trello y el resultado está siendo muy satisfactorio. El primero es muy agradable estéticamente, pero el segundo es sólido (la página oficial dice textualmente que “el sistema de recuperación de datos es seguro incluso ante un ataque de Godzilla” :P), y a la larga, eso es lo que cuenta.